Procure-to-Pay : comment optimiser votre processus ?

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The "Procure-to-Pay" (P2P) process refers to the chain of processes that manages purchasing and payment management in a company. This includes:

l’identification des besoins en matières premières ou en produits finis,
searching for suppliers,
negotiating contracts,
receiving products,
verifying the quality and quantity of received products,
and finally paying the suppliers.

Procure-to-Pay: what impact on cash management?

The P2P process has a significant impact on a company's Cash management d’une entreprise, car il peut influencer la façon dont les paiements sont effectués et les payment terms. It can be seen in the P2P’s 5 steps :

Identifying the needs

Searching for suppliers

Negotiating contracts

Receiving products

Paying the suppliers

Identifying the need for raw materials or finished products: la première étape consiste à identifier les besoins en matières premières, en produits finis ou services nécessaires pour la production ou la vente. Cela peut être fait à l’aide de logiciels de gestion de la chaîne d’approvisionnement ou de systèmes de gestion de la demande.

Searching for suppliers: once the needs are identified, it is necessary to find suppliers who can provide the necessary products or raw materials. Cela peut être fait à l’aide de sites de mise en relation entre acheteurs et fournisseurs, de réseaux professionnels, etc.

Negotiating contracts: une fois que l’entreprise a trouvé des fournisseurs potentiels, elle peut négocier les terms of the supply contracts avec eux. Il est important de négocier des conditions de paiement favorables pour l’entreprise, tout en s’assurant que les fournisseurs sont également satisfaits.

Receiving products: when the products or raw materials are delivered, they must be checked pour s’assurer qu’ils correspondent à ce qui a été commandé en termes de quality and quantity.

Paying the suppliers: une fois que les produits ont été vérifiés et acceptés, il est temps de payer les fournisseurs. Si l’entreprise a négocié des payment terms it may be able to spread the payments out over several months, which can help manage the Cash de l’entreprise.

L’entreprise peut ainsi améliorer sa gestion de trésorerie en réduisant les costs, optimizing payment terms and improving relationships with suppliers..

What are the benefits to optimise the Procure-to-Pay (P2P)?

Le processus de P2P implique la gestion de tous les aspects de l’achat de produits ou de matières premières, du besoin initial jusqu’au paiement des fournisseurs. Il y a plusieurs avantages à l’optimiser :

Improved efficiency: by automating and centralizing the purchasing process, the P2P process can reduce errors and duplication of effort, leading to improved efficiency.
Also, cost savings by negotiating better terms with suppliers and streamlining the purchasing process, the P2P process can help the company save money.
L’amélioration de la relation avec les fournisseurs grâce à un company's relationships with its suppliers.
Enfin, une augmentation de l’efficacité et de la productivité en better visibility into the company's purchasing activities.

Optimizing the P2P process is key in managing your Cash. It can be done through automation.

L’automatisation du cycle Procure-to-Pay peut aider l’entreprise à améliorer son efficacité et sa productivité. Ce qui passe notamment par la réduction des coûts, une meilleure visibilité et un meilleur suivi de ses achats et de ses paiements. Elle permet également d’améliorer sa relation avec les fournisseurs, et à reduce the risk of fraud..

Why and how to automate the process?

Il existe différentes façons d’automatiser le processus de P2P, en utilisant des purchasing and payment management software or setting up automated work processes. Voici quelques étapes que l’entreprise peut suivre pour automatiser son processus de P2P :

Evaluate the company's needs

Choose a purchasing and payment management software

Set up automated work processes

Train the staff

Monitor and improve the process

Évaluer les besoins de l’entreprise : avant de commencer à automatiser le processus de P2P, il est important de bien comprendre les besoins de l’entreprise et d’identifier les tasks can be automated..

Choose a purchasing and payment management software: there are many purchasing and payment management software options on the market, which offer different features. It is important to choose a software that meets the needs de l’entreprise.

Set up automated work processes: une fois que l’entreprise a choisi un logiciel, elle peut mettre en place des automated work processes for each step of the P2P. Par exemple, elle peut configurer le logiciel pour qu’il envoie automatiquement des notifications to suppliers lorsqu’une commande est passée ou lorsqu’un paiement est effectué.

Train the staff: il est important de former le personnel à l’utilisation du logiciel de gestion des achats et des paiements et aux nouveaux processus de travail automatisés.

Monitor and improve the process: une fois que le processus de P2P est automatisé, l’entreprise doit le suivre et le mesurer pour s’assurer qu’il fonctionne de manière effectively. If improvements are needed, it can make adjustments to the software or automated work processes.

With its dual banking and accounting approach, theCashlab tool allows better visibility on the P2P process. First, by following Cash coming in and Cash going out with the banking transaction analysis. Then, by managing your WCR ratios and their potential improvements.

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Written by Eléonore Berne, on 09/01/2023.