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Directeurs Financiers : comment faciliter votre gestion des locations de véhicules, de la commande à la facture

Nous vous donnions le mois dernier quelques conseils pour digitaliser le rôle du DAF et vous devriez désormais être incollable sur les sujets relatifs à la dématérialisation de factures, la signature électronique ou encore le travail collaboratif. Si certains de ces outils s’imposent d’eux-mêmes dans cette logique de transformation, il en est d’autres, moins évidents qui rendent pourtant de fiers services aux directions financières.

C’est le cas notamment de Carbookr, un service français de location de véhicules d’entreprise de courte durée. Ce service, dont Laurent Marcellin, fondateur de CashLab, rompu aux déplacements professionnels, est devenu un utilisateur convaincu a le double mérite d’apporter un niveau de service supérieur mais surtout une optimisation des coûts de location de véhicule courte durée. Parallèlement, Nicolas Job, fondateur de Carbookr nous raconte son expérience d’utilisateur de CashView en tant que dirigeant de startup. Une interview croisée dédiée à la digitalisation de l’entreprise.

 

Directeurs Financiers : comment faciliter votre gestion des locations de véhicules, de la commande à la facture. Témoignage de Laurent Marcellin :

Bonjour, je suis Laurent Marcellin co-fondateur de CashLab. De par mes précédentes fonctions de Directeur Financier et étant amené à de nombreux déplacements, j’utilisais les accords-cadres négociés par les divisions achats de mes compagnies.

Je me suis toujours étonné des écarts entre le plan d’économie présenté par les équipes achats et les résultats comptables pilotés par mes équipes.

Ce décalage est encore plus flagrant quand on contrôle de plus près le budget location de véhicules courte durée.

Les contrats proposent le plus souvent des prix fixes négociés mais une multitude de suppléments qui viennent grever la facture finale.

Je constate un écart moyen de 40% entre le prix réservé et le prix facturé.

Au-delà du différentiel financier substantiel, le temps passé par mes équipes comptables à traiter les factures et les éventuelles réclamations devenait un vrai cout indirect.

En recherchant un partenaire loueur à dimension national, je me suis d’abord tourné vers les acteurs majeurs de ce marché mais force est de constater qu’ils ont tous le même modèle d’offre tarifaire; un modèle qui favorise les surcouts.

Je me suis alors tourné vers les plateformes en ligne de type courtier comme on le voit généralement pour les avions et les hôtels. Les prix sont certes très compétitifs, l’offre large mais nous sommes considérés comme des vacanciers au comptoir des compagnies, avec de vraies pertes de temps à la prise des véhicules. Oubliez donc les files prioritaires mais toujours cette même politique d’options encore plus flagrante sur cette typologie de voyageurs.

En poursuivant mes recherches, j’ai découvert il y a quelques mois Carbookr, un nouveau service de location de véhicules dédié aux besoins des entreprises et des professionnels, créé par des anciens de grands loueurs. Leur credo, une offre simple, un service premium et une tarification transparente. En 18 mois, leur plateforme de réservation référence près de 300 agences en France dont 45 gares et 15 aéroports.

L’approche de Carbookr dans ce panorama hypra concurrentiel m’a séduit sur plusieurs points :

 

  • Gestion du budget : Prix réservé = prix facturé

Pas de mauvaises surprises, mais surtout un gain de temps considérable en contrôle de gestion et suivi du budget. Je peux anticiper au mieux les frais de déplacement de l’entreprise.

 

  • Gestion des factures : Une ligne unique par facture et ce en 24H

La facture CARBOOKR se résume à une ligne, celle du forfait jour et éventuellement une pour le kilométrage supplémentaire ou le carburant.

Enfin une facture lisible sans les multiples lignes de suppléments ou options.

Les factures sont expédiées par email dans les 24H suivants le retour du véhicule.

Le plus : le paramétrage des destinataires pour un traitement comptable facilité.

 

  • Une offre « tout inclus » prévue pour les professionnels

L’offre de Carbookr comprend toutes les options (Jeune conducteur, 2nd conducteur, service voiturier…). Le seul paramètre à choisir à la commande est la catégorie du véhicule (citadine, compacte ou « spacieuse ») ou utilitaires.

 

  • Bonus et non des moindres : le service voiturier. Fini l’attente, c’est désormais le véhicule qui vous attend prêt à partir.

C’est le service qui m’a le plus séduit, plus en temps qu’utilisateur que Directeur Financier je dois l’admettre. Carbookr organise la livraison du véhicule par un chauffeur venant directement à votre rencontre à l’heure de votre choix. Fini donc les queues interminables aux guichets des aéroports. Appliqué à chaque collaborateur en déplacement, ce service procure un gain de productivité conséquent pour l’entreprise.

 

Pour résumer, l’utilisation de Carbookr me permet, ainsi qu’à mes équipes de gagner un temps précieux dans la gestion des locations de voiture, de la commande à restitution du véhicule. Et en temps que Directeur Financier, j’y trouve un vrai avantage au quotidien tant sur le plan opérationnel que financier. Appliqué à une ETI ou un Grand Groupe, la transition vers un tel outil s’inscrit pleinement dans leur stratégie de digitalisation. L’image n’en est pas moins flatteuse, au contraire. En comparaison, les services de location traditionnels paraissent en effet bien archaïques.

 

Entrepreneurs : Comment optimiser le pilotage de votre cash en gardant du temps pour développer votre entreprise. Témoignage de Nicolas Job :

 

Bonjour, je m’appelle Nicolas Job, j’ai fondé Carbookr en 2017. Je suis parti d’un constat relevé dans mes précédentes fonctions pour me lancer dans l’entreprenariat. Comme dans un grand nombre d’entreprises « tech » nous avons axé notre développement autour de notre équipe IT, cœur de notre plateforme et principal centre de coûts, puis progressivement recruté des commerciaux pour distribuer notre solution en délaissant quelque peu la partie « Finance », relégué à des points épisodiques avec notre expert-comptable. En tant que fondateur et dirigeant de l’entreprise, c’est naturellement à moi que reviennent les responsabilités de pilotage de l’activité et par extension de la trésorerie.

Avant de réaliser notre levée des fonds il fallait maintenir la trésorerie à flot au mois le mois. Maintenant que notre opération de levée de fonds a été finalisée, il nous a paru indispensable de maintenir les investisseurs informés de la consommation effective de cash au regard du plan qui leur avait été soumis, au même titre que nous le faisions avec nos partenaires bancaires dans le passé. Même si ces choses font naturellement partie du lot de tout dirigeant d’entreprise, ce n’est croyez-moi pas à cela que l’on rêve lorsque l’on monte une startup…

Le temps que je consacrais à ces tâches allait de pair avec la hausse d’activité de mon entreprise, si bien que je ne n’étais plus aussi présent auprès de mes équipes, ce qui perturbait et ralentissait dangereusement l’ensemble des processus de l’entreprise. Trouver une solution qui me permettrait de modéliser l’évolution de ma position de cash à long terme s’est rapidement avéré indispensable pour moi lors du processus de levée. J’ai su aisément modéliser mon budget d’exploitation mais beaucoup de difficultés pour mon prévisionnel de trésorerie.

Compte tenu de notre statut de startup, j’avais besoin d’un véritable outil dédié à la modélisation dans lequel il me serait possible d’intégrer plusieurs scenarios pour prendre des décisions réfléchies en terme de croissance. Par exemple, suivant mon hypothèse de chiffre d’affaires idéal, combien pourrais-je embaucher de développeurs supplémentaires l’an prochain ? Et si le chiffre d’affaires était inférieur de 10% par rapport à cette hypothèse ? De 20% ?

C’est ce que j’ai trouvé dans CashView. Il m’a suffi d’intégrer mon budget d’exploitation dans l’outil pour transformer ce budget en flux cash. Trois jours environ m’ont suffi pour m’approprier l’outil et modéliser mes lois de trésorerie et mes scénarios d’activité. J’ai particulièrement apprécié le degré de détail qu’il est possible d’apporter à sa prévision de trésorerie et la facilité de prise en main de l’outil.

J’utilise l’outil depuis Janvier 2018. Chaque mois, sa mise à jour me demande une petite heure de travail pour intégrer le réalisé du mois en téléchargeant mes états comptables fournis par mon expert-comptable. Cela me permet à la fois d’identifier les écarts sur mon budget d’exploitation et sur ma prévision de trésorerie. La souplesse de l’outil me permet de réajuster très facilement mon budget et en cascade ma prévision de trésorerie. J’intègre désormais dans mon raisonnement des notions comme le BFR et la dette nette, que je retrouve dans le bilan prévisionnel fournit aussi par l’outil.

En quelques mots, la solution proposée par CashLab me permet de me concentrer sur le cœur de mon activité et le développement de mon entreprise tout en soignant ma relation investisseurs grâce aux éléments d’analyse et aux graphiques fournit par l’outil. J’ai même parfois l’impression d’être un vrai directeur financier.

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