Mise en place d’un cash pooling à l’international

Marie de Beauregard is International Treasurer of the Rocher Group, present in 110 countries in the cosmetics, textile-clothing and home improvement markets. She is in charge of organising the transfer of cash from the various subsidiaries to the parent company. Various economic contexts, cash culture that needs to be strengthened, unsuitable legal frameworks: she explains the difficulties involved in setting up cash pooling on an international scale and shares her strategy with us. cash pooling à l’échelle internationale et partage avec nous sa stratégie.

 

Marie de Beauregard, tell us about Groupe Rocher and the strategies implemented to manage its cash.

“Le Groupe Rocher est un groupe Français qui réalise un chiffre d’affaires de plus de 2 milliards d’euros. Implanté dans 110 pays, le groupe compte près d’une centaine de filiales. 8 marques sont au service de la beauté et du bien-être des femmes, parmi lesquelles Yves Rocher qui compte 40 millions de clients. Le Groupe emploie 15 000 collaborateurs dont 7 000 en France et 8 000 à l’international.

We strive to establish a strong cash culture within our foreign subsidiaries and to challenge them to improve their cash management, et recyclent au maximum leurs soldes bancaires. Pour les y aider, nous avons mis en place un cash pooling.”

 

Cash pooling

“Le cash pooling s’effectue principalement en euros afin de limiter les exchange rate risk. The euro position is cash pooled with our financial entity, which centralises the cash. Then I send the information back to the parent company.

Subsidiaries have access to this cash pooling via a web portal from our treasury software called KTP Web. Il leur permet d’ailleurs d’être à l’initiative de chaque virement. Qu’il s’agisse d’une demande de financement ou d’une remontée du cash vers la maison mère. Nous avons souhaité donner cette autonomie aux filiales pour les responsabiliser et leur apprendre à mieux gérer leur cash. Nous n’intervenons qu’au niveau de la validation finale du flux de trésorerie.”

 

Mise en place d’un reporting mensuel

“En plus de ce dispositif, j’ai mis en place un reporting mensuel suivant un certain nombre d’indicators. For example, the number of transfers made each month by all subsidiaries. Here again, the idea is to make the subsidiaries more responsible and to encourage them to set up cash flow forecasts so that they can minimise their recourse to transfers. This applies both when the subsidiary has received cash or when it needs financing. This reporting also tells us their month-end bank balances. Their objective is to aim for a zero balance, pour une trésorerie des plus optimum.”

 

Utilisation d’un outil de communication bancaire

“Nous utilisons également un outil de communication bancaire développé par SunGard called Trax.  We deployed this tool in some of our subsidiaries as part of the Sepa project. It enables us to receive bank statements sous forme de MT940 pour les comptes étrangers. Nous intégrons ensuite ce format d’extraits à KTP, notre logiciel de gestion de trésorerie. A partir du logiciel je peux ensuite tirer des analyses sur les flux de trésorerie sur différentes filiales et cibler « les mauvais élèves ».

From this tool we obtain very detailed analyses allowing us to go into detail and thus better understand certain banking situations. Some of them are sometimes unclear, such as when there is a significant gap between the amount of an account and the cash actually available. The use of an adapted tool facilite l’échange avec nos filiales, ce qui est primordial.”

 

How is cash pooling set up for new subsidiaries?

“La première chose à faire lorsqu’on souhaite intégrer une nouvelle filiale au cash pooling est de rencontrer la personne en charge de la Cash Management software. Then to set up a campaign to strengthen the cash culture. The latest subsidiary to join our cash pooling is the Czech Republic. I had a lot of discussions with the treasurer and many questions had to be answered. What is cash pooling? What is the purpose of cash pooling?  Why give back your cash? What is a value date? What points must be validated with the bank before setting up cash pooling? What are the fees for transfers? What are the benefits?

Another important point to take into account is the variety of legal frameworks governing this practice in the different countries concerned. In Poland in particular, the law simply prohibits us from using cash pooling.

Dans les pays qui comme la Pologne ne peuvent pas être intégrés à notre programme de cash pooling, nous mettons un point d’honneur à accompagner nos filiales pour renforcer leur culture cash. Nous les aidons à mettre en place des prévisions de trésorerie et à optimiser leur gestion du cash. D’ailleurs, elles ont recours à des prêts short-term loans deux fois par mois pour recycler leur cash. “

 

Are there times when subsidiaries are reluctant to join cash pooling?

“L’intégration se passe bien si l’on réussi à expliquer aux Trésoriers que cela leur permettra de earn income from cash that would otherwise be sitting on their subsidiaries' accounts. In the current context of low interest rates, it is even easier to convince them of the benefits of the scheme.

Our Czech subsidiary, for example, has gone from very high month-end bank balances to more than satisfactory balances. This is due to the cash recycling options offered to this subsidiary by cash pooling. This is a good example of integration into cash pooling and training the treasurer in cash culture.

Involving the subsidiaries in Group issues leur permet de comprendre que bénéficier d’une économie d’échelle est à la fois bénéfique pour le Groupe et pour la filiale.”

 

How is cash pooling organised in countries such as the Czech Republic that do not use the euro?

“En plus de l’euro, nous devons gérer des transactions en devises scandinaves : couronne suédoise, couronne norvégienne, couronne danoise et couronne tchèque. Du fait des marchés des changes, nous devons être préavisés deux jours à l’avance en raison des délais de règlement. Nous sommes dans un contexte où la banque ne veut plus que nous ayons des comptes avec des soldes en devises trop élevés car cela entraine des coûts liés aux negative interest rates.

We therefore carry out swaps over a few days to recycle excess cash. The maturity of this swap is scheduled for the day of netting, là où le reste de nos opérations de change vont se déboucler. La gestion est vraiment différente de celle des comptes en euro mais cela est surtout lié au contexte actuel de taux négatifs dans de nombreux pays.”

 

Today all the funds are repatriated to France. Do you think this is the best investment?

“C’est un vrai débat. En Pologne où il est impossible de mettre en place le cash pooling, la banque de la filiale remet ses comptes à zéro chaque soir et opère des "overnight" investments.  It would be necessary to see which solution is the most remunerative but for the moment we have chosen to centralise all the flows vers la centrale en France afin d’avoir un contrôle et une vision accrus des flux de trésorerie.”

 

What is the Group's next step to optimise its cash management?

“Nous sommes satisfaits du dispositif mis en place et les résultats sont bons. Il faut maintenant mettre l’accent sur le reporting mensuel. Et bien sûr, établir toujours plus de dialogue avec les filiales dans lesquelles la culture cash n’est pas encore assez présente. En effet, en filiale les interlocuteurs ne sont pas forcément des trésoriers. Ils doivent donc acquérir des réflexes en terme de gestion du cash. Il est important de rappeler que ce sont elles qui ont l’initiative des virements. C’est par ce biais que l’on réussira à améliorer à long terme la gestion du cash du Groupe.”

 

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